Polityka prywatności serwisu LexSpace

Kontakt w sprawach ochrony danych

Aktualne kanały kontaktu z Administratorem są publikowane w Serwisie LexSpace: https://coworkinglexspace.com.pl/pl/. Użytkownik może również kierować korespondencję na adres siedziby Administratora wskazany w §2. Zmiana danych kontaktowych publikowanych w Serwisie nie wymaga zmiany niniejszej Polityki, o ile nie zmienia się tożsamość Administratora ani zakres obowiązków informacyjnych.

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z Serwisu i Platformy działającej pod marką LexSpace, w szczególności osób przeglądających oferty, wysyłających zapytania, umawiających prezentacje, dokonujących Rezerwacji, zawierających Umowy lub korzystających z usług dostępnych za pośrednictwem LexSpace.
2. Polityka została przygotowana w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami dotyczącymi prywatności i komunikacji elektronicznej.
3. LexSpace może prezentować usługi świadczone przez wielu niezależnych Operatorów oraz w różnych Lokalizacjach. Z tego względu w procesie obsługi Klienta może uczestniczyć więcej niż jeden niezależny administrator danych.

§2 Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Platformy LexSpace, w zakresie, w którym samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania, jest:

2. Administrator odpowiada za przetwarzanie danych związanych w szczególności z funkcjonowaniem Platformy LexSpace, obsługą formularzy internetowych i zapytań, organizacją procesu Rezerwacji, komunikacją z Klientem, bezpieczeństwem Serwisu, analizą działania Platformy oraz marketingiem prowadzonym zgodnie z prawem.
3. Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych odbywa się za pośrednictwem aktualnych kanałów kontaktowych udostępnionych w Serwisie LexSpace pod adresem https://coworkinglexspace.com.pl/pl/ lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej. Administrator zapewnia, aby aktualne dane i kanały kontaktowe były łatwo dostępne w Serwisie.

§3 Operatorzy Lokalizacji jako odrębni administratorzy

1. Usługi dostępne poprzez LexSpace mogą być świadczone przez różnych niezależnych Operatorów.
2. Operator właściwy dla konkretnej Lokalizacji jest wskazywany Klientowi na stronie oferty, w procesie Rezerwacji, potwierdzeniu lub przed zawarciem Umowy.
3. Jeżeli Operator samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych Klienta związanych z realizacją własnej usługi, działa jako odrębny administrator danych osobowych.
4. W takim przypadku Administrator Serwisu oraz Operator odpowiadają za przetwarzanie danych w zakresie swoich rzeczywistych kompetencji i obowiązków.
5. Przykładowym Operatorem może być THE REAL ESTATE INVESTMENT CLUB LIMITED, Company No. 10832191, United Kingdom, jeżeli podmiot ten został wskazany przy konkretnej usłudze.
6. Operator jednej Lokalizacji może być całkowicie innym podmiotem niż Operator innej Lokalizacji.

§4 Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z LexSpace Administrator może przetwarzać w szczególności:

1. dane identyfikacyjne – imię i nazwisko;
2. dane kontaktowe – adres e-mail i numer telefonu;
3. dane przedsiębiorcy – firma, NIP, numer VAT, numer rejestrowy, stanowisko służbowe;
4. dane dotyczące Rezerwacji – wybrana Lokalizacja, data, godzina, rodzaj przestrzeni, liczba osób i czas korzystania;
5. dane dotyczące Umowy – informacje konieczne do zawarcia lub realizacji konkretnej Umowy;
6. dane rozliczeniowe – kwota transakcji, waluta, numer Rezerwacji, status płatności i dane niezbędne do wystawienia dokumentu księgowego;
7. dane dotyczące komunikacji – treść wiadomości, formularzy i historia kontaktu;
8. dane techniczne – adres IP, typ urządzenia, system operacyjny, typ przeglądarki, identyfikatory sesji i logi bezpieczeństwa;
9. dane dotyczące korzystania ze strony – odwiedzane podstrony, czas wizyty, źródło wejścia i działania wykonane na stronie;
10. preferencje dotyczące zgód – ustawienia cookies, zgody marketingowe oraz daty udzielenia lub cofnięcia zgody;
11. inne dane dobrowolnie przekazane w związku z konkretnym zapytaniem lub usługą.

§5 Źródła danych

1. Dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od Użytkownika, w szczególności podczas wypełnienia formularza, wysłania wiadomości, rozmowy telefonicznej, dokonania Rezerwacji, zawarcia Umowy lub korzystania z Platformy.
2. Dane mogą również zostać otrzymane od właściwego Operatora Lokalizacji, osoby dokonującej Rezerwacji w imieniu innej osoby, przedsiębiorstwa reprezentowanego przez Użytkownika, operatora płatności, dostawcy infrastruktury danej Lokalizacji lub innych podmiotów uczestniczących w realizacji usługi.
3. Jeżeli Administrator otrzyma dane z innego źródła niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, obowiązki informacyjne są realizowane zgodnie z art. 14 RODO.

§6 Cele oraz podstawy prawne przetwarzania

1. Obsługa zapytania – w celu odpowiedzi na wiadomość, przedstawienia oferty, kontaktu oraz przygotowania Rezerwacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru kontaktu.
2. Rezerwacja i zawarcie Umowy – w celu podjęcia działań na żądanie Klienta przed zawarciem Umowy oraz obsługi Rezerwacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Realizacja Umowy – jeżeli Administrator jest stroną danej Umowy, w celu jej wykonania. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
4. Przekazanie danych właściwemu Operatorowi – jeżeli Klient wybiera Lokalizację świadczoną przez niezależnego Operatora. Podstawa: zależnie od modelu art. 6 ust. 1 lit. b albo f RODO.
5. Rozliczenia i obowiązki prawne – w celu prowadzenia wymaganej dokumentacji i wykonania obowiązków prawnych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
6. Bezpieczeństwo – w celu ochrony Platformy, zapobiegania nadużyciom, cyberatakom i prowadzenia logów bezpieczeństwa. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
7. Dochodzenie i obrona roszczeń – w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
8. Marketing – jeżeli przepisy wymagają zgody, działania marketingowe prowadzone są po jej uzyskaniu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

§7 Przekazywanie danych Operatorowi Lokalizacji

1. Jeżeli Użytkownik wybiera konkretną Lokalizację, Administrator może przekazać właściwemu Operatorowi dane niezbędne do obsługi tej Lokalizacji.
2. Zakres przekazania może obejmować w szczególności imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, liczbę osób, termin Rezerwacji, zakres zamówionej usługi oraz informacje potrzebne do realizacji Umowy.
3. Administrator nie przekazuje Operatorowi danych, które nie są potrzebne do realizacji określonego celu.
4. Po otrzymaniu danych Operator może przetwarzać je na własnych zasadach jako odrębny administrator, jeżeli samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania.
5. Jeżeli Operator działa wyłącznie na polecenie Administratora, powinien działać jako podmiot przetwarzający na zasadach art. 28 RODO.

§8 PIXXLES LTD – obsługa płatności

1. Płatności związane z usługami LexSpace mogą być technicznie obsługiwane przez PIXXLES LTD, Company No. 11604773, Cannon Place, 78 Cannon Street, London EC4N 6AF, United Kingdom, FCA Reference No. 927960.
2. Do Pixxles mogą być przekazywane informacje niezbędne do realizacji transakcji, w szczególności identyfikator transakcji, kwota, waluta, dane merchant / Operatora, dane wymagane do obsługi płatności oraz informacje związane ze zwrotami, chargebackami i bezpieczeństwem.
3. Pixxles może przetwarzać dane dotyczące posiadaczy kart i klientów końcowych zgodnie z własną rolą prawną, natomiast merchant pozostaje odrębnym administratorem danych swoich klientów w zakresie własnych celów.
4. Jeżeli formularz karty jest obsługiwany bezpośrednio przez infrastrukturę Pixxles, Administrator co do zasady nie musi otrzymywać pełnego numeru karty ani kodu bezpieczeństwa CVV.
5. Administrator nie wykorzystuje danych płatniczych do celów niezwiązanych z obsługą Rezerwacji, płatności, bezpieczeństwem lub wykonaniem obowiązków prawnych.

§9 WeWork i infrastruktura danej Lokalizacji

1. W przypadku usług realizowanych w Lokalizacji WeWork – 10 York Road, London SE1 7ND, United Kingdom, dane mogą – jeżeli jest to rzeczywiście konieczne – zostać przekazane podmiotowi odpowiedzialnemu za dostęp, recepcję, bezpieczeństwo lub infrastrukturę tej Lokalizacji.
2. Przekazywane mogą być wyłącznie dane niezbędne do określonego celu, np. imię i nazwisko osoby wchodzącej do obiektu, termin wizyty, dane dotyczące Rezerwacji lub informacje potrzebne do wydania dostępu.
3. Odpowiedni podmiot działający w ramach WeWork może być odrębnym administratorem danych dotyczących własnych systemów wejścia, recepcji, ochrony lub bezpieczeństwa.
4. Sam fakt świadczenia usługi w budynku WeWork nie oznacza przekazywania WeWork pełnej bazy klientów LexSpace.

§10 Inni odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane – wyłącznie w zakresie wymaganym do określonego celu – w szczególności:

1. Operatorom Lokalizacji;
2. dostawcom hostingu i infrastruktury serwerowej;
3. dostawcom systemów CRM;
4. dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych;
5. dostawcom usług IT i cyberbezpieczeństwa;
6. PIXXLES LTD i innym uprawnionym dostawcom usług płatniczych;
7. księgowym, audytorom, doradcom i prawnikom;
8. dostawcom analityki internetowej – po spełnieniu wymogów dotyczących cookies i zgód;
9. właściwemu Operatorowi lub dostawcy infrastruktury danej Lokalizacji;
10. organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

§11 Brak „zgody na wszystko”

1. Zapoznanie się z Polityką Prywatności nie oznacza zgody na dowolne przetwarzanie danych.
2. Administrator korzysta z odpowiedniej podstawy prawnej dla każdego celu przetwarzania.
3. Jeżeli przetwarzanie jest konieczne do Rezerwacji lub wykonania Umowy, nie wymaga się sztucznej zgody na przetwarzanie niezbędne do tego celu.
4. Jeżeli prawo wymaga zgody – np. dla określonych działań marketingowych lub opcjonalnych cookies – zgoda jest uzyskiwana oddzielnie.

§12 Marketing elektroniczny

1. Administrator może prowadzić marketing dotyczący usług LexSpace zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Jeżeli wymagane jest uzyskanie zgody na używanie adresu e-mail, telefonu lub innego środka komunikacji do przesyłania informacji handlowych lub marketingu bezpośredniego, Administrator uzyska ją przed rozpoczęciem takiej komunikacji.
3. Zgoda marketingowa nie jest warunkiem wysłania zwykłego zapytania ani zawarcia Umowy.

§13 Cookies i podobne technologie

1. Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz technologie podobne.
2. Cookies mogą być podzielone na niezbędne, funkcjonalne, analityczne i marketingowe.
3. Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane w zakresie wymaganym do prawidłowego działania Serwisu.
4. Opcjonalne cookies są uruchamiane zgodnie z właściwymi przepisami dopiero po dokonaniu odpowiedniego wyboru przez Użytkownika.
5. Użytkownik powinien mieć możliwość wyboru: „Akceptuję wszystkie”, „Odrzucam opcjonalne” oraz „Ustawienia cookies”.
6. Szczegółowe informacje powinny być dostępne w osobnej Polityce Cookies.

§14 Przekazywanie danych do Wielkiej Brytanii

1. Administrator ma siedzibę na Cyprze, czyli na terytorium Unii Europejskiej.
2. Niektórzy Partnerzy lub Operatorzy, w szczególności THE REAL ESTATE INVESTMENT CLUB LIMITED oraz PIXXLES LTD, posiadają siedzibę w Wielkiej Brytanii.
3. Przekazywanie danych do Wielkiej Brytanii odbywa się z zastosowaniem podstaw przewidzianych w rozdziale V RODO, w tym – jeżeli ma zastosowanie – na podstawie ważnej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.
4. Jeżeli dana podstawa przestanie obowiązywać lub konkretne przekazanie nie będzie nią objęte, Administrator zastosuje inny właściwy mechanizm przewidziany przez RODO, np. odpowiednie zabezpieczenia zgodne z art. 46 RODO.

§15 Okres przechowywania danych

1. Administrator nie przechowuje danych dłużej niż jest to niezbędne dla celu, dla którego zostały zebrane.
2. Dane dotyczące zapytania mogą być przechowywane przez okres niezbędny do jego obsługi oraz przez odpowiedni czas pozwalający na obronę przed roszczeniami.
3. Dane dotyczące zawartej Umowy mogą być przechowywane przez okres realizacji Umowy oraz później przez okres wymagany przepisami dotyczącymi rozliczeń, podatków i przedawnienia roszczeń.
4. Dane marketingowe przetwarzane na podstawie zgody mogą być przechowywane do czasu jej cofnięcia albo utraty aktualności celu.
5. Logi techniczne przechowywane są przez okres uzasadniony bezpieczeństwem Serwisu.
6. Cookies są przechowywane przez okres wskazany w panelu zarządzania zgodami lub Polityce Cookies.

§16 Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych RODO osoba może żądać:

1. dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przeniesienia danych;
6. wniesienia sprzeciwu;
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§17 Prawo sprzeciwu

1. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, osoba może w przypadkach przewidzianych RODO wnieść sprzeciw.
2. W przypadku marketingu bezpośredniego osoba może w dowolnym momencie sprzeciwić się dalszemu przetwarzaniu jej danych w tym celu.

§18 Skarga do organu nadzorczego

1. Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane z naruszeniem RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
2. Ze względu na siedzibę Administratora właściwym organem może być Office of the Commissioner for Personal Data Protection – Cyprus, Kypranoros 15, 1061 Nicosia, Cyprus.
3. Osoba może również korzystać z prawa do złożenia skargi w państwie członkowskim swojego zwykłego miejsca pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia, zgodnie z RODO.

§19 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Administrator może stosować narzędzia analityczne służące np. do ustalania zainteresowania określonymi Lokalizacjami, źródła ruchu lub skuteczności reklam.
2. Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających, chyba że przed zastosowaniem takiego procesu zostanie przekazana osobna informacja zgodna z RODO.

§20 Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzania oraz ryzyka.
2. Mogą one obejmować w szczególności kontrolę dostępu, indywidualne konta użytkowników, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, monitoring bezpieczeństwa, ograniczenie dostępu pracowników i współpracowników, procedury reagowania na incydenty oraz odpowiednie umowy z podmiotami przetwarzającymi.
3. Żaden system informatyczny nie zapewnia absolutnego wyeliminowania wszystkich ryzyk, dlatego Administrator podejmuje środki odpowiednie do ryzyka oraz wymogów RODO.

§21 Dane dotyczące dostępu do obiektu

1. Jeżeli korzystanie z konkretnej Lokalizacji wymaga wydania karty dostępu, wygenerowania kodu PIN, rejestracji gościa, zgłoszenia osoby w recepcji lub kontroli dostępu, dane niezbędne do wykonania tych czynności mogą zostać przekazane właściwemu Operatorowi, Zarządcy Obiektu lub dostawcy infrastruktury.
2. Zakres danych powinien być ograniczony do minimum niezbędnego do zapewnienia dostępu i bezpieczeństwa.
3. Jeżeli dany system jest prowadzony samodzielnie przez zewnętrzny podmiot, podmiot ten może posiadać odrębne obowiązki dotyczące ochrony danych.

§22 Zmiana Operatora Lokalizacji

1. Zmiana Operatora jednej Lokalizacji nie powoduje automatycznie zmiany Administratora Platformy.
2. Jeżeli nowy Operator potrzebuje danych Klienta do realizacji jego Rezerwacji, Klient otrzyma wymagane informacje o podmiocie przetwarzającym dane.
3. Administrator nie przekazuje całej bazy Klientów nowemu Operatorowi tylko dlatego, że rozpoczął z nim współpracę.
4. Dane są przekazywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje właściwy cel i podstawa prawna.

§23 Brak sprzedaży baz danych

1. Administrator nie sprzedaje danych osobowych Użytkowników jako samodzielnego towaru.
2. Przekazywanie danych Operatorom, Pixxles lub dostawcom infrastruktury odbywa się wyłącznie w związku z konkretnym celem przetwarzania oraz zgodnie z właściwą podstawą prawną.

§24 Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator może aktualizować Politykę w szczególności w przypadku zmiany przepisów, funkcjonowania Platformy, dodania nowych Operatorów lub kategorii usług, zmiany dostawców technologicznych albo zmiany zakresu przetwarzanych danych.
2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie.
3. Jeżeli charakter zmiany wymaga dodatkowego poinformowania Użytkownika albo uzyskania nowej zgody, Administrator podejmie odpowiednie działania.

§25 Wersje językowe

1. Polityka może być udostępniona w języku polskim, angielskim, ukraińskim lub innych językach.
2. Wersja polska może być wskazana jako podstawowa dla użytkowników Serwisu kierowanego do Polski, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§26 Klauzula przy formularzu kontaktowym

Przy formularzu rekomenduje się stosowanie następującej informacji:

Pole to służy potwierdzeniu przekazania informacji, a nie tworzeniu blankietowej „zgody na wszystko”.

§27 Osobna zgoda marketingowa

Jeżeli ma być prowadzony marketing, rekomenduje się odrębne pola:

Zgody powinny być dobrowolne i odrębne od akceptacji Regulaminu.

§28 Klauzula nadrzędna dotycząca odpowiedzialności za dane

Podstawowe akty prawne

Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwe przepisy krajowe i unijne dotyczące prywatności, komunikacji elektronicznej, usług cyfrowych i ochrony konsumentów.